6 Dicas para Criar um Bom Roteiro de Visitas

O roteiro de visitas nada mais é do que um meio mais eficiente para se obter um bom trabalho de vendas com foco e organização.

Para aquelas pessoas que trabalham com rotas de visitas, sabe-se que elas precisam ser organizadas e sempre planejar suas visitas de forma estratégica. Assim, elas ganham tempo, eficiência e conseguem visitar ainda mais locais.

A parte difícil quando colocamos o roteiro de visitas em prática, especialmente com uma equipe considerável de vendedores é pensar em como organizar as visitas aos clientes, seriam por CEP? Por demanda? E como criar um organizador de rotas?

Tais questionamentos são os primeiros que surgem quando pensamos em dar início ao roteiro de visitas. Mesmo que você elabore o roteiro de visitas, ainda é necessário medir a sua aplicabilidade – como os representantes estão reagindo a ele e se os resultados estão surgindo.

Pode-se dizer então que o roteiro de visitas funciona em duas etapas diferentes, sendo elas, planejamento para elaboração do roteiro e aplicação com acompanhamento.

Acompanhe as dicas que separamos para ajudar você a entender e elaborar o melhor roteiro de visitas!

6 dicas de como planejar seu roteiro de visitas

Como planejar seu roteiro de visitas?

Você sabia que já existem aplicativos de controle de visitas e eles fazem o maior sucesso entre os empreendedores? Caso você ainda não conheça, esses aplicativos funcionam exatamente como o nome diz: são aplicativos que permitem a criação do roteiro de visitas e o seu acompanhamento em tempo real.

Imagine que você é um representante e tem 5 visitas para fazer durante o período da tarde, sendo que duas delas são na zona sul, uma na zona norte e outras duas na zona leste. Caso você não tenha planejado para onde vai, nem que seja de forma simples, pode acabar encontrando problemas.

Cruzar a cidade da zona sul à zona leste pode ser mais simples por você não precisar passar pelo centro da cidade. Ao mesmo tempo, ir da zona sul para a zona norte é preciso passar pelo centro. O roteiro, nesse caso, é simples: zona norte primeiro, depois zona sul e por fim, zona leste.

Lembre-se que se você deixar para ir até a zona norte no final do dia, irá passar pelo centro da cidade em pleno horário de pico.

Essa é a realidade de muitas empresas, mas em outras a questão fica mais difícil. O número de representantes é grande, as visitas são maiores, a cidade é diferente, etc. A única maneira de ter um roteiro de visitas eficiente é se existir um planejamento prévio.

Veja a seguir as dicas para começar a se organizar com o seu roteiro de visitas.

1. Segmente por setores e organize visitas por CEP

Esse é o trabalho primordial na criação de um roteiro de visitas eficiente e que mostra resultados.

Separar suas visitas por setores e organizar a ordem conforme os bairros deve ser sua primeira preocupação. Caso contrário, o representante gasta mais gasolina dando voltas pela cidade, corre mais riscos de encontrar engarrafamentos e fica mais tempo no volante do que prospectando e vendendo.

2. No seu roteiro de visitas separe suas visitas por horários

Também é necessário, ao criar um roteiro de visitas, pensar no horário em que os representantes vão sair para cada localidade programada. Isso é possível com apps de visitas, os quais dão a possibilidade de escolher previamente onde cada representante vai após chegar em cada destino.

A importância de identificar os melhores horários para visitas é evidente por diversos motivos, sendo o maior deles os problemas com o trânsito. Não é o ideal colocar visitas para as 11h30, por exemplo, em locais de alta concentração demográfica, como o centro da cidade, é certeza de deixar o seu representante esperando em longas filas por boa parte do seu tempo.

Os horários de cada visita precisam ser identificados previamente. Prefira deixar regiões mais afastadas para os horários mais movimentados, e deixe as regiões mais centrais para aqueles em que não há muito movimento.

Dessa forma, os representantes não encontram riscos com engarrafamentos, acidentes e outros percalços, que só vão atrapalhar a estratégia do roteiro de visitas.

3. A preferência dos clientes e prospects

Ao visitar um restaurante ao meio dia para tentar vender produtos não é a melhor estratégia. Imagine ter que competir pela atenção do seu cliente com os clientes dele? Situação ruim, não é mesmo?

Supermercados são mais tranquilos, mas até os maiores, com toda sua infraestrutura, possuem horários mais indicados. Alguns gestores comerciais, além das vendas, também cuidam das demandas com o trade marketing e da implantação de campanhas de merchandising, e não podem parar a qualquer momento.

Nesses casos, a equipe de escritório precisa fazer contatos prévios e definir os melhores horários com base no que o gestor está dizendo.

É por isso que se torna importante definir quais os horários de visita dos representantes, lembrando também qual é o melhor momento para a abordagem. Não adianta ter uma ótima estratégia de roteirização pelo lado da economia de custos se ela não fecha bons negócios. E a melhor maneira de fechar negócios é respeitando as vontades dos clientes e prospects.

A maioria das pessoas possuem interesse no que você está oferecendo, uma diversidade maior no mix de produtos. Porém, elas não possuem uma grande disponibilidade de tempo, por isso, um roteiro de visitas que leva tais pontos em conta se mostra mais inteligente e assertivo.

4. Crie o roteiro de visitas para a semana inteira

Os representantes não podem demorar demais entre o momento que chegam até o que saem do escritório, afinal, estão perdendo algumas horas importantes do dia e consequentemente acabam atendendo menos clientes por dia.

É aí que percebemos que o roteiro de visitas não pode ser feito no mesmo dia da saída. O ideal para uma equipe grande é ter alguém dedicado à preparação de rotas e à sua fiscalização. E o preparo das rotas deve ser semanal.

O que pode acontecer durante o dia é um acompanhamento em tempo real, sendo que a preparação, mesmo, é na semana anterior. Descarte o seu gargalo para ter mais aproveitamento com o seu roteiro de visitas.

Para ter certeza de que você está obtendo os melhores resultados com o seu roteiro de visitas, é mais do que necessário que a sua aplicação seja perfeita.

De nada adianta organizar as visitas por CEP, definir horários, comparar rotas e tudo mais se os resultados não apresentarem melhoras. A aplicação do roteiro de visitas é, com certeza, bem mais importante do que qualquer outra etapa.

É certo que sem um mínimo planejamento não há como aplicar nada, mas ao mesmo tempo, se você planejou, precisa tirar o plano do papel.

5. Acompanhe se os vendedores estão fazendo a rota

Essa deve ser sua primeira preocupação, pois quem trabalha com vendedores externos sabe que os representantes conhecem suas rotas e, muitas vezes, preferem tomá-la em detrimento de outras já identificadas como mais proveitosas e econômicas.

Certifique-se que os vendedores estão realmente seguindo o plano.

6. Veja se os seus custos estão reduzindo em seu roteiro de visitas

Uma das maiores razões de criar um roteiro de visitas é a redução de custo com combustível e o aumento da eficiência da equipe de representantes. É claro que nem tudo é questão de custo: colaboradores que trabalham com mais eficiência são mais motivados, o tempo é melhor aproveitado, etc.

A redução de custos é uma das poucas vantagens do roteiro de visitas que podem ser medidas numericamente. Por isso, custo é um KPI relativamente fácil de medir, especialmente com apps de controle de visitas.

E para te ajudar a manter todas as informações organizadas das suas vendas, dos seus clientes e dos vendedores, nada melhor do que um software de gestão, por exemplo, o software CRM!

O sistema CRM é o principal aliado na hora de descobrir onde estão os gargalos de vendas e ainda é capaz de emitir relatórios que te ajudam a mensurar seus resultados.

Dica de leitura: O que é CRM? Entenda como funciona essa ferramenta.