Relatórios de vendas: sua importância no processo comercial

Para realizar uma gestão de vendas eficiente na sua empresa, é necessário possuir algumas informações sobre o cenário que seu negócio está inserido e quanto todas elas estão reunidas, se tornam um relatórios de vendas.

O relatório de vendas é uma ferramenta muito importante que ajuda os gestores a avaliarem a situação da empresa, corrigirem estratégias, mensurarem resultados, monitorar o desempenho dos vendedores e tomar decisões baseadas em dados reais.

Nesse artigo iremos falar sobre a importância do relatório de vendas no processo comercial da sua empresa. Confira os tópicos que serão abordados e boa leitura!

O que são relatórios de vendas e quais seus objetivos?
A importância de um relatório bem feito
Como criar relatórios de vendas eficientes
A importância das ferramentas de automação
Mão na massa!

O que são relatórios de vendas e quais seus objetivos?

O relatório de vendas é um documento que reúne todas as informações relacionadas às vendas de uma empresa, desse modo, esse resumo permite que os gestores tenham o controle das saídas dos produtos, do lucro que isso representa no faturamento e do desempenho das estratégias que foram adotadas.

Existem diversas visões e insights que esse tipo de relatório pode fornecer, dentre eles, podemos destacar alguns:

Desempenho das vendas (tanto por canal quanto por vendedor);
Performance do inside sales;
Número de conversões de vendas;
Volume de prospecção;
Quantidade de produtos vendidos por período;
Alinhamento da campanha de vendas com as personas da marca;
Volume das vendas de cada um dos produtos;
Necessidade, ou não, de realizar promoções;
Dentre outros.

Não existe uma periodicidade pré-definida para a emissão de um relatório de vendas, tudo vai depender da necessidade que a sua empresa possui, eles podem ser feitos mensalmente, trimestralmente ou semestralmente, por exemplo.

É importante criar um padrão para emitir e analisá-los, assim, identificamos a projeção dos produtos vendidos, sazonalidade de vendas, preferências, hábitos de consumo, o cumprimento das metas por parte do time de vendas e muitos outros dados.

A importância de um relatório bem feito

Quando os relatórios de vendas são feitos manualmente algumas informações importantes podem estar equivocadas devido a algum erro na hora de digitar.

Seu relatório precisa estar 100% correto para que ele seja preciso e útil para o seu negócio, pois caso contrário, você pode tomar decisões erradas que irão gerar prejuízos a curto, médio e longo prazo.

Confira algumas informações importantes que devem constar em seu relatório de vendas:

Número de visitas e vendas efetuadas;
Assuntos pendentes;
Análise com volume e faturamento;
Vendas por vendedor, cliente, filial e região;
Ticket médio;
Fazer com que as informações fiquem organizadas;
Avaliar o impacto das decisões tomadas;
Permitir um histórico de dados;
Possibilitar a obtenção de informações atualizadas;
Identificar erros de maneira estratégica;
Traçar metas realistas.

O relatório de vendas não é apenas importante para o setor comercial, ele é essencial para o bom andamento de diversos setores.

No setor de marketing, por exemplo, é a partir dele que a equipe produzirá anúncios e estratégias para driblar as dificuldades com as vendas.

Colabora também com o setor de cobranças, que poderá ter uma relação completa das vendas realizadas em determinado período, além de adotar medidas que evitem as inadimplências e que prejudiquem o bom andamento financeiro do empreendimento.

Como criar relatórios de vendas eficientes

Um relatório eficiente é aquele que possui números suficientes para realizar uma análise bem feita.

Priorize alguns dados que sejam realmente relevantes para a sua empresa, o relatório de vendas não deve conter informações complexas e ser de difícil leitura, desse modo podemos garantir que a interpretação dele estará correta independente de quem esteja analisando.

Confira o passo a passo para criar um relatório de vendas eficiente para aplicar na sua gestão.

Defina um objetivo consistente para os relatório de vendas

Na maioria das vezes o excesso de informações pode atrapalhar na interpretação dos dados do seu relatório de vendas. Muitas empresas definem alguns KPIs e métricas para quantificar as metas e tornar o processo de acompanhamento mais fácil.

Não queira ‘’encher linguiça’’ no seu relatório, pois isso irá prejudicar a compreensão e a leitura. Seja objetivo, claro e conciso!

Mapeie informações necessárias

É essencial mapear quais são os dados e fontes que podem ser utilizadas para a criação do seu relatório, eles podem ser colhidos de diversas maneiras, no e-commerce, sistemas de automação, softwares CRM, por exemplo. Veja alguns exemplos de dados abaixo:

Vendedores;
Canais de vendas;
Filiais;
Produtos;
Métodos de pagamento;
Taxa de conversão de vendas;
Valor de venda/faturamento;
Valor do ticket médio;
Produtos mais vendidos;
Volume de prospecção;
Custo de Aquisição do Cliente (CAC).

Leitura complementar – O que é o CRM?

Defina o formato

O relatório pode possuir diversos formatos, como: papel impresso, vídeo, e-mail, PowerPoint e gráficos. Tudo vai depender da necessidade que o seu negócio possui, adapte-o da melhor maneira e aplique-o regularmente.

Lembre-se que ele precisa ser de fácil visualização e interpretação, para que sejam evitados erros e distrações na hora de analisá-lo.

Determine o período das análises

O período do relatório deve ser coerente com o período de comparação dos resultados para que os resultados estejam próximos da realidade. Se o relatório é feito a cada 4 meses, você não deve realizar comparações de apenas 30 dias.

Dados sazonais

Esses dados possuem um impacto significativo e exigem avaliação em períodos diferentes. Por exemplo, não podemos comparar o mês de dezembro (vendas natalinas) com o mês de março pois eles claramente possuem uma grande diferença no número de vendas em todos os setores.

Simplifique a linguagem dos relatórios de vendas

O relatório precisa possuir fácil interpretação e fácil linguagem para facilitar a leitura dos indivíduos envolvidos na análise, use palavras diretas e simples.

Desse modo você pode garantir que o relatório será interpretado da maneira correta.

Oriente que seu time de vendas

Oriente o seu time de vendas pois os colaboradores podem trazer outra perspectiva para o negócio, além de fazer com que eles fiquem mais comprometidos com seus afazeres a fim de atingir suas metas e conquistar bons resultados.

A importância das ferramentas de automação

Para tornar o processo mais rápido e livre de erros, existem algumas ferramentas que podem ser utilizadas ao seu favor e o CRM de vendas é com certeza a opção mais indicada para você aplicar.

Ela é capaz de automatizar diversos dados e atividades, nesse sistema o vendedor pode incluir notas personalizadas para cada negociação e centralizar todos os dados em um só lugar, além de não prejudicar o meio ambiente pois são feitos virtualmente. Legal, né?

Existem também sistemas de gestão comercial, automação de marketing, ERPs que possuem módulos para emissão de relatórios personalizáveis, basta você escolher aquele que supre melhor a necessidade da sua empresa.

Dica de leitura: Sistema CRM: O que é e para que serve?

Mão na massa!

Não esqueça de alinhar todas as vendas realizadas, online e físicas, para garantir a confiabilidade dos dados recolhidos durante o processo. Isso exige muita disciplina e organização para aumentar a sua produtividade.

Independentemente do tamanho do seu negócio, indicamos que você utilize o relatório de vendas para ganhar tempo e ser mais eficiente durante a gestão.

Não perca mais tempo e comece hoje mesmo a implantar os relatórios de vendas em seu negócio!